Sobre los lugares comunes de las reuniones

Después de una reunión de trabajo queda un sabor que se perdió mucho tiempo. Es común que la gente comente “No se necesitaban dos horas, se hubiera podido decir lo mismo en treinta minutos”. Hay personas más explicitas y dicen “Hoy no trabajé por estar todo el día en reuniones”. Éstas, al menos en Colombia, están a kilómetros de ser óptimas.

La ineficiencia se debe en general a cuatro temas: a) las personas llegan tarde y sin sonrojarse preguntan o comentan sobre los temas que ya se habían adelantando, volviendo a empezar  la reunión  (Adolfo Zableh escribió “Prefiero un alemán haciendo cara de culo a tiempo, que un colombiano tarde con una sonrisa”); b) Por los que hablan por hablar, y que su aporte tiene un tinte más de ego que de agregar valor; c) La gente asiste a la reunión sin conocer el objetivo de ella, es decir, hay que hacer una pre-reunión, para que luego si poder avanzar; d) El preámbulo de la reunión, lo que se llama “small talk”, donde por varios minutos se habla de cotidianidades retrasando el inicio de la reunión. 

Sufriendo de los síntomas inicié un ejercicio en detectar los lugares comunes de las reuniones y sus implicaciones:

1) Por ver las ramas del árbol no estamos viendo el bosque: Una de los salvavidas preferidos de los consultores cuando la conversación se está yendo a particularidades que no domina. Un consultor que patina, es lo mismo que un delantero sin gol, sus días están contados. Antes de resbalar saca este comodín para que la reunión vuelva a temas generales que sin mucha preparación puede controlar.  

2) Un abordaje integral, para optimizar recursos y promover sinergias: Suena sofisticado pero esto es la misma tontería que decirle a un comerciante que compre barato y venda caro. La teoría todos la sabemos, lo que tiene valor es especificar el detalle, señalando los pasos de cómo lograrlo.

3) A mí no me empujen, a mí deténganme: la frase preferida de un actor de reparto. Por lo general ambicioso y con ansias de protagonismo. Es aquel que ante una propuesta alza la mano y da a conocer como él ya había pensado en esa idea, y no sólo eso, además ya había adelantado acciones en ese sentido. Tipo aburrido y peligroso. 

4) Muy buena la idea pero me parece que es transversal: Cuando alguien da una idea concreta, la mejor forma de destruirla es usando el adjetivo “transversal”. Eso significa que su idea va en todo, y al ir en todo va en nada. La idea concreta queda diluida, sin ningún responsable y sin presupuesto para su ejecución. Una idea transversal análogamente es lo mismo que crear una comisión: al final no pasa nada.

5) Cada reto es una oportunidad: Esta es la frase bisagra, el lugar común por excelencia donde se cierra el diagnóstico y se pasa a las recomendaciones. Tal vez el primero quien lo dijo tuvo un cabezazo, pero ahora es una frase reiterativa y predecible.

6) Eso es operativo, eso no tiene problema: Esta es la frase del senior que acaba de clavar a su junior. Que algo sea operativo, y que no tenga retos mentales no quiere decir que no quite mucho tiempo y energía. Una mudanza es operativa, e intelectualmente no tiene retos, pero al hacerla se ve que no es fácil y que sí tiene problema.  

Ahora, hay gente que le gusta estar en reuniones. Es la manera más lista de trabajar poco y pretender que se hace algo. Es una forma de alejarse del jefe, y en caso que “caiga” un problema que necesita solución inmediata, pues éste no se le puede asignar a quien no está.  Es la manera de ganar tiempo libre, pues es difícil contralar que el empleado llegue a tiempo a la reunión o esté en toda. Además, si la reunión acaba pasadas las 4pm, lo más seguro es que se vaya para la casa. 

Pero sobretodo las reuniones son un reflejo de la sociedad colombiana, donde no se respeta el tiempo del otro, donde se habla mucho y se ejecuta poco. Donde la gente es muy participativa y quiere figurar, hasta el momento donde se asignan compromisos, y los hace poco activos empiezan a esconderse en su silla. Como sociedad somos facilistas, y en ese sentido somos muy buenos para hablar, y echar globos, para grandes planes y presentaciones con muy buenos diseños. Somos flojos para concretar y trabajar en el largo plazo logrando resultados concretos.  

Por esto hay que precisar la percepción que el colombiano trabaja mucho, yo creo que es más concreto decir que el colombiano pasa mucho tiempo en la oficina y en reuniones. Sólo hay que ver a los alemanes, motor de la economía de la Unión Europea, (al ser un gran exportador de manufacturas de valor agregado) los empleados trabajan 35 horas a la semana, y tienen 24 días de vacaciones al año, y son una economía altamente productiva. El alemán cuando va a trabajar es a trabajar, no conversan entre compañeros. Ellos trabajan mucho y se reúnen poco.

PD: Para más detalle de la cultura alemán en el trabajo leer  http://knote.com/2014/11/10/why-germans-work-fewer-hours-but-produce-more-a-study-in-culture/